سياسة تعارض المصالح

[admin]

دليل سياسة تعارض المصالح في الجمعية التعاونية للنحالين برجال ألمع.
الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على نبينا محمد صلى الله عليه وسلم أما بعد ،،،،


فقد أقر مجلس الإدارة في جمعيه التعاونية للنحالين برجال ألمع.سياسة تعارض المصالح التعاونية كما يلي:

1. تمهيد :
• تحترم جمعية النحالين التعاونية برجال ألمع خصوصية كل شخص يعمل لصالحها ، وتعد ما يقوم به من تصرفات خارج إطار العمل ليس من اهتمامها ، إلا أن الجمعية ترى المصالح الشخصية أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناء ممارسة أي أنشطة اجتماعية ، أو مالية ، أو غيرها قد تتداخل بصورة مباشرة أو غير مباشرة مع موضوعيته ، أو ولائه للجمعية مما قد ينشأ معه تعارض في المصالح .
• تؤمن جمعية البر الخيرية بالربوعة بقيمها ومبادئها المتمثلة في النزاهة والعمل الجماعي والعناية و والمبادرة والإنجاز ، وتأني سياسة تعارض المصالح الصادرة عن الجمعية ، لتعزز تلك القيم وحمايتها ، وذلك لتفادي أن تؤثر المصلحة الشخصية أو العائلية ، أو المهنية لأي شخص يعمل لصالح الجمعية على أداء واجباته تجله الجمعية ، أو أن يتحصل من خلال تلك المصالح على مكاسب على حساب الجمعية .

2.نطاق وأهداف السياسة:
• مع عدم الإخلال بما جاء في التشريعات والقوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكم تعارض المصالح ، ونظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية ، واللائحة الأساسية للجمعية ، تأتي هذه السياسة استكمالا لها ، دون أن تحل محلها .
• تطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية ويشمل ذلك .
 أعضاء مجلس الإدارة .
 أعضاء الجمعية العمومية.
 أعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة.
 مديري الجمعية التنفيذيين.
 جميع موظفي ومتطوعي الجمعية.

• يشمل تعارض المصالح ما يتعلق بالأشخاص أنفسهم المذكورين في الفقرة السابقة ومصالح أي أشخاص آخرين تكون لهم علاقة شخصية بهم ، ويشمل هؤلاء .
 الزوجة
 الأبناء .
 الوالدين.
 الأشقاء أو غيرهم من أفراد العائلة.
• تعد هذه السياسة جزء لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها سواء كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل.
• تضمن الجمعية العقود التي تبرمها مع استشارييها الخارجيين أو غيرهم ، نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة.
• تهدف هذه السياسة إلى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح.



3 - مسئوليات وصلاحيات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية الخاصة بسياسة تعارض المصالح.
1- إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسية لمجلس الإدارة.
2- يجوز للمجلس تكوين لجان محددة أو تكليف أحد اللجان المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان.
3- لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس إدارة الجمعية فيما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء المجلس وكبار التنفيذيين في الجمعية أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح ، وتكون صلاحية القرار مع المسئول التنفيذي بخصوص باقي موظفي الجمعية .
4- يجوز لمجلس الإدارة وفقاً لسلتطه التقديرية أن يقرر – بشأن كل حالة على حدة – الإعفاء من المسئولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضاً من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة أو الذي قد ينشأ في سياق عمله مع الجمعية سواء ما يتعلق بمصالح ماليه أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على أكمل وجه بما يتوافق مع مصالح الجمعية.
5- عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة تعارض المصالح ، يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها المجلس وإتباع الإجراءات المنظمة لذلك.
6- لمجلس إدارة الجمعية صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة ، ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها.
7- مجلس الإدارة هو المخول في تفسير أحكام هذه السياسة على أن لا يتعارض ذلك مع الأنظمة السارية واللائحة الأساسية للجمعية وأنظمة الجهات المشرفة.
8- يعتمد مجلس الإدارة هذه السياسة ، ويبلغ جميع موظفي الجمعية وتكون نافذة من تاريخ الإبلاغ .
9- يتولى مجلس الإدارة التأكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة .
4- حالات تعارض المصالح.
• لا يعني وجود مصلحة لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط يتعلق سواء بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية ، قيام تعارض في مصالح بين الطرفين . ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأياً أو يتخذ قرار ، أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية ، وتكون لديه في نفس الوقت إما مصلحة تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالرأي المطلوب منه إبداؤه ، أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه ، أو أن يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف . إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاك للسرية ، وإساءة لاستعمال الثقة وتحقيق لمكاسب شخصية وزعزعة للولاء للجمعية .
• هذه السياسة تضع أمثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا أنها بالضرورة لا تغطي جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها ، ويتحتم على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة ، وتجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه السياسة.
ومن الأمثلة على حالات التعارض ما يلي :
 ينشأ تعارض المصالح مثلا ً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو عضو أي لجنة من لجانه أو أي من موظفي الجمعية مشاركاً في أو له صلة بأي نشاط أو له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل أو نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف أو على قدرته في تأدية واجباته ومسئولياته تجاه الجمعية.
 ينشأ التعارض في المصالح أيضا في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو أحد كبار التنفيذيين يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف أخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعه ومشاركته في إدارة الجمعية .
 قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للجمعية .
 أيضا قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقارب في الوظائف أو توقيع عقود معهم.
 من إحدى صور تعارض المصالح تكون في حال ارتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة أخرى ويكون بينهم تعاملات مع الجمعية.
 الهدايا والإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف الجمعية من أمثلة تعارض المصالح.
 الاستثمار أو الملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من الجمعية أو تبحث عن التعامل مع الجمعية.
 إفشاء الأسرار وإعطاء المعلومات التي تعتبر ملكاً خاصاً للجمعية والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة ولو بعد تركه للخدمة.
 قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض للمصالح.
 تسلم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها.
 قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو أحد أفراد عائلته .
 استخدام أصول وممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية ، من شأنه أن يظهر تعارض في المصالح فعلياً أو محتملاً ، كاستغلال أوقات دوام الجمعية أو موظفيها ، أو معدتها أو منافعها لغير مصالح الجمعية أو أهدافها أو إساءة استخدام المعلومات المتحصلة من خلال علاقة الشخص بالجمعية لتحقيق مكاسب شخصية أو عائلية أو مهنية أو أي مصالح أخرى .

5- الالتزامات:
على كل من يعمل لصالح الجمعية أن يلتزم بالتالي.

• الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجمعية.
• الالتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسئولية والأمانة وعدم المحاباة أو الوساطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصلحة الجمعية .
• عدم الاستفادة بشكل غير قانوني مادياً أو معنوياً هو أو أي من أهلة أو أصدقاءه ومعارفه من خلال أداء عمله لصالح الجمعية .
• تجنب المشاركة في اتخاذ القارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك.
• تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح عن المصالح السنوية.
• الإفصاح لرئيسه المباشر عن أي حالة تعارض المصالح أو شبة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية.
• الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو عن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية.
• تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض المصالح ، في حال وجوده ، أو في حال طلب الجمعية ذلك

6- متطلبات الإفصاح :
يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية ، حيثما انطبق ، والحصول على موافقتهم في كل حالة ، حيثما اقتضت الحاجة ـ سواء انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا.
• يتعين على أعضاء مجلس الإدارة أو المسئول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أي وظائف يشغلونها أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية ، سواء كانت داخل المملكة أو خارجها.
• يتعين على أعضاء مجلس الإدارة أو المسئول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أي حصص ملكية لهم في المؤسسات الربحية.
• يتعين على أعضاء مجلس الإدارة أو المسئول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة مالية أو حصة ملكية تخص أي من أفراد أسرتهم ( الوالدان – الزوجة – الزوج – الأبناء – البنات ) في أ جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها .
• يتعين على أعضاء مجلس الإدارة أو المسئول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي تعارض محظور في المصالح . وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل مجلس إدارة الجمعية واتخاذ القرار في ذلك ، عند انتقال الموظف إلى وظيفة رئاسية في الجمعية أو إلى وظيفة في

إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي تنطوي على تعارض في المصالح ربما يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل وبيان الإفصاح في غضون 30 يوماً من تغيير الوظيفة ، كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسئولية التأكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الإفصاح على نحو تام.
 يعرض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة الجمعية عليها المسئول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقاً لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الأساسية في الجمعية.
7- تقارير تعارض المصالح :
• تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى مجلس الإدارة.
• تودع جميع نماذج إفصاح موظفي أو متطوعي الجمعية لدى مدير الجمعية.
• يقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريراً خاصاً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية والتي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس حال طلب رئيس مجلس الإدارة ، ويضمن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يقدمه للجمعية العمومية.
• تصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يعرض على مجلس الغدارة يوضح تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقاً لنموذج الإفصاح المودعة لديها.

حيث إن هذه السياسة تعد جزء لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها ، فإنه لا يجوز مخالفة أحكامها والالتزامات الواردة بها.